Делегування – це важлива навичка, необхідна кожному керівнику або професіоналу, що прагне досягти успіху у своїй роботі. Дозволяючи розподілити завдання між співробітниками, делегування не лише знижує навантаження на лідера, а й розвиває команду, підвищує мотивацію та ефективність роботи. Але як навчитися делегувати завдання правильно?
Кожній людині хочеться бути ефективною, багато встигати і розподілити всі свої завдання за пріоритетами, щоб насамперед приділити увагу найважливішим із них. Але часто відволікають від важливих завдань термінові, «гарячі» справи, які забирають час, але не є базовими для руху вперед.
Добре розглянуто концепцію важливих та термінових справ у Матриці Ейзенхауера. У ній є квадрат термінове неважливе. Саме такі справи підлягають делегуванню.
Делегування – це передача деяких завдань та обов'язків іншій особі. Найчастіше від керівника до фахівця.
Якщо перенаправити вирішення питання чи виконання такого термінового завдання комусь із колективу, можна звільнити час для найважливіших справ, які потрібно виконати самому.
Не тільки в колективі, а й під час роботи над особистою ефективністю є такі сфери діяльності, які можна (і потрібно) делегувати. Але як це зробити правильно, щоби потім результат не засмутив і не довелося пожинати плоди нароблених помилок.
Є універсальні принципи делегування та кроки його реалізації.
1. Визначити цілі та пріоритети
Перед тим як делегувати завдання, необхідно чітко визначити свої цілі та пріоритети та вичленувати з усього переліку термінові погані справи. Можна поставити собі запитання: “Які завдання мені необхідно виконати самостійно, а які я можу доручити іншим?” Часто термінових справ набирається набагато більше, ніж можна виконати одній людині самостійно.
2. Підібрати відповідних працівників
Щоб успішно делегувати завдання, потрібно визначити, хто з підлеглих найбільше підходить для їх виконання. Необхідно враховувати знання, навички та досвід кожного співробітника, а також рівень відповідальності, яку вони можуть витримати. Правильний вибір збільшить шанси на успішну реалізацію проекту.
3. Детально пояснити завдання
Щоб забезпечити розуміння та успішне виконання делегованого завдання, необхідно докладно описати його суть, цілі, очікуваний результат та вказати терміни здачі завдання. Якщо всі співробітники чітко розуміють, що від них потрібне, ймовірність помилок знижується. Добре, коли співробітники можуть звернутися за допомогою чи уточненнями.
4. Надати відповідні ресурси
Щоб співробітники могли успішно виконати доручені завдання, необхідно забезпечити їх необхідними ресурсами, такими як інформація, обладнання, приміщення, матеріали та підтримка команди чи керівництва. Важливо не залишати співробітників одних із проблемою та бути готовим надати допомогу за потреби.
5. Встановити контроль та зворотний зв'язок
Делегування означає відсутність контролю. Важливо встановити систему контролю за виконанням завдань і вчасно отримувати зворотний зв'язок від співробітників. Можливо, потрібно буде зателефонувати для обговорення проміжних результатів або провести розбір деяких етапів виконання завдання, щоб обговорити успішність всього процесу та виявити можливі варіанти покращення на майбутнє. Важливо пам'ятати, що від того, наскільки компетентною є людина, обрана для виконання цього завдання, залежить результат усього проекту.
Ці принципи корисні всім, а не лише керівникам підприємства та їх підлеглим. Делегування завдань використовується повсюдно у щоденному ритмі життя. Наприклад, свекруха доручає невістки приготувати вечерю, молода мама залишає дитину з бабусею чи нянею, чоловік просить дружину відвезти машину на СТО.
Помилки при делегуванні обов'язків у колективі:
- нереалістичні терміни чи вимоги;
- передача завдання фахівцю, у якого мало досвіду та недостатньо компетенції;
- делегування завдань, які якісно виконати можна лише самому;
- надмірний контроль;
- неправильно оцінене завантаження спеціаліста, якому доручається завдання;
- неправильно вираховані терміни виконання завдання без додаткового часу на доопрацювання та виправлення помилок.
Майстерність делегування – це навичка, яка при належному освоєнні принесе користь і вам, і вашій команді.