Кар'єра у світі немислима без організації свого часу. Наші поради допоможуть вам встигнути все своєчасно.
Куди йде час?
Безумовно, електронна пошта відродила епістолярний жанр, і тепер левову частку робочого часу ми перевіряємо пошту, відповідаємо на листи та пишемо їх діловим партнерам. Як «бонус» – видаляємо нескінченний спам. Але чи потрібно так часто кликати іконку «оновити»? Якщо лист надійшов, це автоматично відобразиться у вашій поштовій скриньці. Налаштуйте сповіщення на робочий стіл. До речі, деякі поштові послуги пропонують смс-інформування. Якщо для вашої роботи необхідно миттєво відповідати на електронні листи, ця послуга для вас.
Викрадачі часу
Ви здивуєтеся, дізнавшись, як багато часу витікає крізь пальці. Припустимо, ваш робочий день починається о 9:00. Особисто ви починаєте працювати о 9:00 або тільки вмикаєте комп'ютер у цей час? Можна провести нескладний експеримент і з'ясувати, скільки годин на день ви дійсно працюєте. Що ви робите на робочому місці окрім роботи? Відповідаєте на смс подружкам та особисті дзвінки, дивіться рецепти в інтернеті, п'єте чай із колегами, базікаєте з подружкою – список можна продовжувати дуже довго. У результаті робота накопичується, і о 18:00 ви навіть не думаєте залишати офіс — що не дивно за такого «насиченого» дня. У багатьох зарубіжних компаніях ефективність працівників оцінюють за тим, наскільки вони затримуються на робочому місці. Якщо не встигають закінчити справи до закінчення робочого часу, то не справляються з обов'язками. Існує навіть термін «викрадачі часу». Сюди, наприклад, належать соціальні мережі. Помічали, як біжить час, коли ви переглядаєте чергові 150 новин своїх віртуальних друзів? Якщо ви господар свого часу, то ніякий інтернет не зможе вкрасти його.
Прокрастинація – це бич ХХІ століття. Це хитромудре наукове слово означає відкладення справ на потім. Щоправда, знайоме? Психологи не вважають це лінню. Ми усвідомлюємо всю важливість справ, але натомість вирішуємо перевірити ще раз пошту, подивитися, чи не написав хоч хтось смс. Причини можуть бути різними. Наприклад, відсутність бажання та інтересу чи тимчасових рамок. Жорсткий дедлайн змушує людину мобілізуватися і видати якісний результат (згадайте ніч перед іспитом, коли навіть найдбайливіший студент розуміє, що відкладати вже далі нікуди, попереду — лише іспит і суворий професор). Згідно з теорією управління часом, всі справи необхідно розділяти на чотири категорії: важливі та нетермінові, важливі та термінові, погані та термінові, погані та нестрокові. Психологи кажуть, що більшість часу ми приділяємо останньої категорії — неважливим і нетерміновим. Як результат – на важливі справи не залишається ні часу, ні сили.
Спробуйте жорстко контролювати час, який ви проводите на улюбленому форумі. Скільки хвилин, годин на день? А на тиждень? Вам, як і раніше, хочеться побалакати з незнайомою Машею, яка цілком може виявитися Дашею чи Петею?
Що потрібно пам'ятати
1. Вміння перемикатися допоможе вам розслабитися та розвантажити сіру речовину. 5-хвилинна перерва особливої погоди не робить, але дозволяє вам втомитися менше, що особливо цінно після напруженого трудового дня. Чергуйте різнопланові відносини.
2. «Якщо гроші та час не планувати, вони витікають крізь пальці», — народна мудрість як завжди має рацію. Не перевантажуйте свою пам'ять, користуйтеся щоденником. Ставте реальні терміни та плануйте справи відповідно до їх важливості. Вирішіть, що по-справжньому важливо, а що може зачекати. Починайте день з найважчих і складних справ, це зробить частину 8-годинного робочого дня, що залишилася, приємною. У цьому випадку ви не будете тягнути час, щоб ще трохи не робити те, що вам не дуже хочеться, але потрібно. Ставте собі не лише завдання, а й цілі, і обов'язково їх записуйте. Якщо ви записуєте справи, це підвищує продуктивність на чверть. І це не реклама щоденників, а необхідний атрибут ділової людини, яка цінує свій час.
3. Іноді корисно прийти на роботу до свого законного вихідного, щоб розправитися з поточними справами. Наприклад, після відпустки або перед здаванням важливого проекту. Всього пару годин позбавлять вас стресу, що «ви нічого не встигаєте, і у вас гора справ». У спокійній обстановці (не думаємо, що бажаючих попрацювати у вихідні багато серед ваших колег) ви сконцентруєтеся і швидко приведете все до ладу, щоб розпочати робочий тиждень без купи незакінчених справ.
4. Вчіться говорити “ні”. Якщо у вас відрядна оплата праці, не варто набирати собі замовлень, з якими ви не впораєтеся. Оцінюйте свої сили та можливості адекватно. Адже що менше роботи, то більше задоволення вона приносить. Інакше можна і перегоріти.
5. Оцінюйте свою роботу не за кількістю витраченого часу, а за результатами. Спостерігайте за успішними людьми. Вони справді багато працюють, але при цьому й встигають чимало.
6. Наведіть порядок на робочому столі комп'ютера. Якщо ви витрачаєте півгодини, щоб знайти важливий документ, не дивно, що ви нічого не встигаєте. Завжди ставте тему листа, це заощаджує не лише ваш час, а й чужий. Хаос на робочому місці породжує хаос у голові, наслідки якого набагато гірші. Творчий безлад — це гарна метафора, не більше.
7. Управління часом – це інвестиція у вашу подальшу кар'єру. Оцінюйте рутину як шлях до мети, а не як ще нікому не потрібний звіт.
8. Режим дня непоганий не тільки для дітей. Якщо ви не виспалися, по-справжньому важко виконати всі завдання, які ви намітили.
9. Тільки ви знаєте, яка мотивація для вас найкраща. Це може бути все, що завгодно — похід у магазин, перегляд фільму та день у спа-салоні. Якщо у вашому щоденнику всі справи закреслені, потіште себе.
10. Планувати дуже багато так само погано, як і не планувати зовсім. Оцінюйте свої сили реалістично. Не варто думати, що чим більше справ ви запишите у щоденнику, тим швидше їх зробите. Якщо минулого року ви підготували щоквартальний звіт за тиждень, не розраховуйте, що цього року ви закінчите його за три дні.
І насамкінець. Скажіть “ні” постійному стресу на роботі. Вибір є завжди, і тільки від вас залежить працювати, лінуватися або відкладати все на потім. Якщо вам не сподобається жити за планом, ви зможете повернутися до звичного авралу. Можливо, ви входите до тих «щасливчиків», які ефективно працюють лише в гранично стислі терміни.