Час… Іноді воно тягнеться довго-довго, а іноді стрілки годинника мчать невблаганно вперед, і здається, що додаткова година до доби цілком могла б виручити мене. Але тільки де знайти такий магазин, який торгує цим «дефіцитним продуктом»? Як все встигати, коли в моїй добі все ще 24 години?
Якщо ви часто цікавилися подібними питаннями, то ця стаття для вас.
Як це не дивно, але годинника на добу всім відведено порівну. Просто хтось розпоряджається своїм часом успішніше, у когось це виходить менш успішно, а хтось щасливий взагалі «годин не спостерігає».
Сучасні бізнес-тренери пропонують різні тренінги з управління часом. Працюючи з людиною, психолог для початку з'ясовує основні його помилки у розподілі особистого часу. Спробуймо це зробити.
Запитайте себе: як часто я
– Виконую непотрібну роботу?
– Виконую чужі обов'язки?
– нераціонально витрачаю час (подумайте, що ви зробили протягом дня)?
– Витрачаю чужий час (даю людині непотрібну роботу або змушую пунктуальну людину чекати)?
До речі, людей, які встигають все і завжди вчасно, відрізняють відповідальність, звичка встигати, серйозне ставлення до термінів та вміння відрізняти важливу справу від непотрібного.
Цілком необхідно чітко уявляти, для чого Ви працюєте. Потрібно знати свої цілі та вербалізувати їх на папері. Погодьтеся, є різниця між «непогано було б стати мільйонером» та «стати мільйонером у найближчі 3 роки». Перше твердження може залишитися фантазією, а друге закликає до конкретних дій.
Ставте перед собою довгострокові та короткострокові цілі (і також розділіть їх за пріоритетами). Ось як це радить зробити практичний психолог Кейт Кінан: щонайменше раз на рік складайте свою «Декларацію Життєвих Цілей», в якій буде все, чого ви хочете досягти
1) у житті взагалі;
2) у найближчі 3 роки;
3) у наступні 6 місяців, якби вони були останніми у вашому житті.
Додатково дайте кожній меті пріоритет, виражений у числі (від 1 до 10, наприклад). Майте на увазі: у вашій ДЖЦ можуть бути конфлікти цілей. Наприклад: «Приділяти більше часу сім'ї» та «Відкрити власну справу». Якщо обидві ці цілі для вас однаково важливі, доведеться приділяти їм абсолютно однаковий час (хоча б по черзі).
Перший закон П.С. Паркінсона каже:
Робота заповнює той час, який на неї відведено
Звісно, за умови, що Ви поставите реальні терміни. Скажімо так, потрібно ставити собі за мету виконати роботу за мінімально можливий термін. А якщо намітити у своєму плані виконання будь-якої нісенітної справи «протягом тижня», то вона і буде обтяжувати вас весь тиждень. А от якщо запланувати, наприклад, на вівторок, з 15.00 до 16.00, ви намагатиметеся виконати його саме в цей час. Плюс у тому, що вам не потрібно думати про це у понеділок чи середу, а лише у вівторок із 15.00 до 16.00.
Як бачите, необхідність планування своїх справ не ставиться під сумнів. Якщо хочете все встигати, це потрібно робити обов'язково . Крім того, у плані має бути розподіл справ за пріоритетами.
Пам'ятаєте принцип Парето 80/20? У контексті цієї теми його можна розшифрувати так:
80% отриманого успіху приносять 20% виконаних справ
Тобто із 10 справ, намічених на день, лише 2 принесуть вам 80% успіху. Важливо визначити їх собі і лише потім діяти. Дуже важливо нагадувати собі про це якомога частіше, інакше є потреба поринути у непотрібні справи.
Виявляється, людина витрачає багато часу марно і не помічає цього. Насправді, завжди можна викроїти зайву годинку, а то й дві з наших «завантажених» діб. Порахуйте, скільки часу ви витрачаєте в дорозі, чекаючи своєї черги, наприклад, на заправку або до стоматолога, під час «перекурів» та телефонних розмов, які можуть бути дуже довгими. Адже вам так не вистачає цієї «зайвої годинки». Зрозуміли, чого я?
Час у дорозі та черзі можна використовувати з користю для справи, курити рідше (і для здоров'я менше шкоди), на телефоні поставити ліміт розмови (на 3 хвилини, наприклад). Зустрічі призначайте предметні, а не “я забігу на хвилинку”. А ще можна іноді приходити на роботу на півгодини раніше та використовувати деякі перерви (але потім, під кінець дня, обов'язково взяти свій час назад).
Щодо важких, непідйомних, на перший погляд, справ добре застосовувати метод «швейцарського сиру» . Ось перед Вами Еверест, і Ви не знаєте навіть, з якого боку до нього підібратися. Та й часу зараз стільки немає, щоб займатися цим питанням… Але є 15 вільних хвилин. Уявіть, що Ваш “Еверест” – це шматок сиру, і проробіть у ньому кілька дірок. 15 хвилин для цього цілком достатньо. Про що я?
Коли ви не знаєте, що робити, ви можете, як мінімум:
1) отримати інформацію про те, як це робити;
2) скласти список справ, які потрібно виконати задля досягнення «Евересту»;
3) доручити комусь невелику частину роботи;
…І може статися, що «виколупування дірок у сирі» Вас захопить. Тоді спробуйте
4) виконати якесь невелике завдання (чим легше, тим краще), пов'язане з «головною» справою.
Якщо спіткала невдача – колупайте дірку в іншому місці. І рано чи пізно Ви побачите, що «Еверест» не такий уже й високий.
Якнайчастіше протягом дня задавайте собі «питання Лайкена»:
Як можна зараз витратити час із найбільшою користю?
Тільки не дозволяйте собі лукавити та відповідати «Не знаю». Однак якщо твердо знаєте, що відповідь – «Відпочити», значить дійсно потрібно відпочивати. Виснажена людина вже навряд чи зможе зробити щось корисне. Тому не забувайте вносити у свій план час на обідню перерву (без додаткових справ), заплановані відпочинки, час на хобі, сім'ю тощо. Робота не повинна повністю поглинати людину. Адже таки ви працюєте, щоб жити. Тайм-менеджмент якраз і ставить за мету створення оптимального співвідношення «відпочинок-робота». Але відпочинок швидше за вас принесе радість, коли робота виконана.
І ще одне важливе правило для охочих все встигати:
Вмійте говорити «Ні» людям, які витрачають ваш час
Коли кажете “Ні”, відокремлюйте людей від проблеми (ви відмовляєтеся не від людини, а від конкретної справи в конкретний час). Пропонуйте альтернативу. Обіцянки давайте обґрунтовані, які можете виконати. І пам'ятайте: можна догоджати певним людям завжди чи всім людям певний час, але ніяк не вдасться догоджати всім людям завжди!
Спробуйте завтра наслідувати хоча б деякі поради («виколупати пару дірок у сирі»), і ви помітите, що доба стає «довгою», якщо цінувати кожну хвилину! .