Чого нам найчастіше не вистачає на роботі? Звісно ж, часу. Причому всі наші добрі наміри (не халтурити, виконуючи роботу, розібратися з текучкою та нарешті навести лад у своїх документах) розбиваються про нескінченний цейтнот. Але ж є щасливчики, які завжди виконують доручення начальства вчасно і при цьому зовсім не сидять на роботі від зорі до зорі і не жертвують обідньою перервою. І справа зовсім не в тому, що вони працюють швидше і краще за вас, просто ці люди вміють грамотно розпоряджатися своїм робочим часом.
Ранок вечора мудріший?
Давно відомо, що люди діляться на два основні типи — жайворонки та сови. Перші радісно схоплюються о шостій ранку, примудряються приїхати на роботу в надзвичайно бадьорому настрої і відразу включитися в трудовий процес, але вже після обіду вони почуваються повністю вимотаними. Другі, навпаки, першу половину дня мирно деремлюють на робочому місці. Їх трудовий порив зазвичай починається, коли товариші по службі та партнери розбредаються по будинках.
На жаль, навряд чи ваш шеф виявить розуміння, якщо ви скажете, що приходите на роботу з тригодинним запізненням, тому що з ранку все одно ні на що не здатні. Втім, він також не буде задоволений, якщо почує, що його співробітник йтиме з роботи одразу після обідньої перерви, бо йому важко працювати вечорами. А якщо так, доведеться підлаштовуватися під графік роботи, прийнятий у вашому офісі. Однак це зовсім не означає, що вам потрібно ламати свої біологічні ритми. Просто справи, які вимагають максимальної концентрації та уваги, потрібно планувати на той час, коли вам працюється найкраще. А рутинну роботу, яку ви можете робити навіть у напівсонному стані, відкладете на «дрімотний годинник».
Аврал та штурмівщина
У БУДЬ-ЯКІЙ компанії бувають дні, а то й тижні, коли термінові доручення сиплються як з рогу достатку і при цьому ніхто не збирається скасовувати поточні справи. У результаті ви в шаленому ритмі вистачаєте за всі документи разом, намагаєтеся одночасно поговорити з усіма замовниками, а до кінця дня розумієте, що нічого до пуття не встигли зробити.
Як бути у такій ситуації? Фахівці з тайм-менеджменту (планування робочого часу) радять поділити всі свої обов'язки на групи та побудувати своєрідну піраміду. В основі піраміди будуть найважливіші термінові справи, невиконання яких може обрушити всю конструкцію. Ці завдання, зазвичай, визначаються легко.
Наступна сходинка — справи не такі термінові, але також важливі. Часто досить складно розібратися, яка робота справді важлива, але може трохи зачекати. Щоб визначитись, уявіть, що справи, віднесені до цієї галузі, виявилися невиконаними. Чи рушить тоді піраміда? Якщо так – переміщуємо їх у основу, ні – залишаємо на місці.
Ще вище – справи поточні, не найважливіші. Це можуть бути питання та прохання колег, робоче листування, телефонні дзвінки.
Зрештою, на вершині піраміди — найприємніші турботи: розмови з колегами, спільні обіди, перекури, спілкування із друзями із сусідніх відділів. Помилково вважати, що все це не стосується роботи. Адже, нібито нероба, ви зміцнюєте стосунки з товаришами по службі, заробляєте собі певний імідж, дізнаєтеся новини з життя вашої фірми.
У разі екстрених обставин справи, які опинилися на вершині піраміди, доведеться жертвувати. Тут не має бути компромісів. Не треба боятися образити колегу чи клієнта проханням передзвонити пізніше.
Плануємо втрати
ОДНАК трапляється, що ретельно розроблений план на день починає руйнуватися з самого ранку. Причому причина краху – прикрі дрібниці. Сторонні дзвінки, очікування зустрічі, маленькі прохання начальства, комп'ютер, що недоречно повис, можуть запросто знищити ваш похвилинний план.
Чому так відбувається? А тому, що у вашому чудовому плані не існує дуже важливого розділу — втрати робочого часу. На жаль, такі тяганини неминучі і з марною тратою частини робочого дня потрібно просто змиритися і внести її в свій план. Фахівці давно підрахували, що такі дрібниці в середньому забирають близько 20% робочого часу. А якщо так, ви можете скоригувати свій розклад і перестати дратуватися з цього приводу.
Ще одна стаття «непередбачених витрат часу» – несподівані прохання керівництва. Звичайно, якщо начальник звертається до вас із проханням, її потрібно виконати, але обов'язково погодьте з шефом черговість виконання завдань. Тоді він навряд чи дошкулятиме вам нескінченними питаннями про долю свого доручення. Якщо такі позапланові прохання повторюються дуже часто, не соромтеся попросити помічника.
Треба відволікатися
Є ЛЮДИ, які примудряються весь день займатися однією і тією ж справою, поринаючи в нього з головою і ретельно виконуючи кожну дрібницю. Інші вже за пару годин починають нудьгувати, і їм просто необхідно переключитися на щось інше.
Співробітники першого типу зазвичай ходять у улюбленцях у начальства, адже шеф чудово бачить, що його підлеглий цілий день думає над якимось завданням, а не відволікається на сторонні дрібниці, тоді як співробітники другого типу часто виглядають вкрай неорганізованими. Втім, улюбленцям теж часом доводиться нелегко — навіть невелике, але термінове доручення може вибити їх надовго з робочого ритму.
Щоб протягом робочого дня встигати більше, потрібно правильно визначити, до якого типу ви належите, і планувати свій час. Якщо зарахували себе до першого типу, постарайтеся спочатку розправитися з дрібними дорученнями, щоб потім у вас була можливість з головою поринути в основну роботу. Однак при цьому не забувайте про «піраміду важливості», адже часто після того, як ви розібралися з дрібницями, з'ясовується, що робочий день добіг кінця.
Якщо ж вам здається, що ви ставитеся до другого типу, не соромтеся частіше відволікатися від основної роботи – це допоможе вам краще виконати завдання керівництва.
А щоб нічого не забути, активніше використовуйте щоденники та інші записи з нагадуваннями.